Mengurus Paspor itu Ternyata Mudah

GOSTAGE.com – Bagi anda yang ingin melakukan perjalanan ke luar negeri paspor merupakan dokumen yang penting dimiliki. Paspor adalah identitas seseorang yang berlaku dalam skala internasional yang berbentuk buku dan wajib dibawa ketika bepergian di luar wilayah negara Indonesia. Pertanyaannya kemudian sulitkah mengurus paspor tersebut.

Tahun 2010, ketika dihadapkan pada kondisi bahwa saya harus menemani atasan tugas kantor ke Sri Lanka itulah pengalaman pertama kali saya mengurus paspor. Berdua dengan rekan kantor yang sudha biasa mengurusi administarsi kantor, kami memutuskan mengurus paspor di Kantor Imigrasi Jakarta Selatan. Waktu itu kenyataan yang saya lihat adalah mengurus paspor itu ternyata rumit, menguras waktu dan juga emosi. Kenyataan itu tergambar di depan mata ketika saya melihat dan mendengar bagaimana keluh kesah orang-orang di kantor imigrasi tersebut yang mencoba mengurus paspor sendiri. Ada yang sudah mengantri dari pagi namun sampai setelah makan siang belum juga dipanggil, macam-macam keluhan yang muncul. Saya sendiri waktu itu karena terdesak waktu keberangkatan memutuskan mengurus melalui bantuan orang imigrasi.

Singkat cerita dengan menggunakan jalur tersebut saya merasa semuanya berjalan lancar. Setelah urusan pengisian formulir selesai saya disuruh menunggu petunjuk (tepatnya) aba-aba lanjutan dari orang imigrasi yang membantu tersebut. Waktu mengantri pun terasa tidak terlalu lama dibandingkan dengan orang-orang yang mengantri dengan jalur pengurusan pasrpor sendiri. hanya berselang sekitar dua jam dari proses pengisian formulir, saya sudah wawancara dan foto. Proses selanjutnya adalah pulang dan konfirmasi untuk pengambilan paspor pada beberapa hari berikutnya. Akan tetapi keputusan mengurus paspor melalui jalur orang dalam ini tentunya harus dibayar lebih dari tarif normal, bisa sampai dua bahkan tiga kali lipat tarif resmi.

Tahun 2015, masa berlaku paspor saya habis dan ketepatan juga saya akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Tentunya saya harus melakukan perpanjangan paspor. Berkiblat pada pengalaman pengurusan paspor lima tahun silam saya mencoba menyiapkan budget sekitar satu juta untuk proses perpanjangan ini. Budget sebesar ini saya siapkan untuk mengurus dengan bantuan biro jasa. Sebagai langkah awal, saya mencoba mencari tahu melalui internet tentang persyaratan perpanjangan paspor. Saya justru mendapati beberapa tulisan yang menceritakan pengalaman mudahnya pengurusan paspor saat ini. Saya malah tertarik dan membaca beberapa tulisan, semuanya mengangkat cerita kemudahan. Berbekal dari cerita-cerita tersebut saya akhirnya memutuskan untuk mencoba mengurus sendiri.

Dari beberapa referensi yang saya baca hampir semua menyarankan jika ingin mengurus sendiri ada baiknya kita datang lebih pagi, bahkan sebelum pintu kantor imigrasinya dibuka. Buat beberapa orang saran tersebut mungkin sepele dan terkesan mengada-ngada. Namun saya berpikir tidak ada salahnya mengikuti saran tersebut. Dari pengalaman mereka yang sudah mengurus sendiri, masing masing kantor imigrasi mempunyai kuota harian terhadap jumlah berkas yang akan dilayani. Tujuan kita disarankan datang lebih pagi adalah untuk antri berkas dan yakin bahwa berkas kita masih termasuk dalam jumlah kuota yang akan dilayani hari itu.

Strategi pemilihan hari juga menjadi saran berikutnya. Mengurus di hari Jumat ternyata banyak disarankan. Mengapa? Jumat dianggap hari yang pendek karena bagi umat muslim terpotong oleh pelaksanaan sholat Jumat. Pertimbangan ini diasumsikan menjadi pemikiran bahwa karena dianggap hari pendek maka kebanyakan orang tidak akan memilih mengurus di hari tersebut.

Setelah semua berkas siap dan didahului ijin kepada atasan untuk mengurus paspor di hari sebelumnya, saya pun menentukan kantor imigrasi tempat pengurusan. Menimbang kemudahan akses perjalanan, saya memilih Kantor Imigrasi ULP Pondok Pinang, Jakarta Selatan. Meskipun lokasi tempat tinggal saya di pinggiran Depok, namun secara akses lebih mudah menjangkau kantor imigrasi tersebut ketimbang saya harus ke Kantor Imigrasi Depok. Saya tinggal masuk tol Cibubur dan keluar tol Pondok Pinang.

Berangkat dari rumah pukul 05.10 WIB dan tiba di Kantor Imigrasi ULP Pondok Pinang sekitar pukul 06.15 WIB. Benar saja, rupanya sudah banyak yang datang. Saya lihat di depan pintu masuk terdapat jejeran map, buku, atau kertas yang diletakkan di halaman. Saya bertanya ke petugas parkir, diberitahu rupanya jejeran itu yang dimaksud dengan antrian berkas. Saya tersenyum, di jaman yang serba canggih ini sistem manual masih dipakai. Si tukang parkir melanjutkan bahwa kuota pelayanan di kantor imigrasi tersebut adalah 100 berkas per hari. Jumlah tersebut sudah mencakup 70 berkas untuk pemohon yang langsung datang, 30 berkas untuk pemohon yang mendaftar secara online, dan tambahan 10 berkas untuk pemohon yang diprioritaskan. Yang dimaksud dengan pemohon yang diprioritaskan ini adalah Lansia (70 tahun ke atas), penyandang cacat/orang sakit, anak-anak (3 tahun ke bawah), dan ibu hamil. Masih menurut petugas parkir, sekarang kita tinggal hitung, jika antrian berkas tersebut jumlahnya sudah melewati jumlah tersebut maka disarankan mending datang lagi besok pagi, karena lewat dari batas itu tidak akan dilayani. Saya mulai menghitung dan menyiapkan satu lembar kertas untuk diletakkan, ternyata masih masuk urutan ke-38.

Pukul 07.30 WIB pintu kantor pelayanan dibuka. Kita di suruh berdiri sesuai dengan berkas yang sudah kita letakkan tadi. Di depan petugas mulai memberikan pengarahan tentang syarat-syarat berkas (dokumen) yang harus disiapkan, baik asli dan fotokopi dan penegasan bahwa yang datang adalah yang akan mengurus (tidak boleh diwakilkan). Untuk anak-anak tentunya didampingi orang tuanya. Adapun syarat pengurusan paspor baik baru maupun perpanjangan, untuk pemohon dewasa dokumen yang harus disiapkan adalah (1) KTP, (2) Kartu Keluarga, (3) Akte Kelahiran atau Ijazah atau Surat Nikah, dan (4) Paspor lama bagi yang memiliki. Untuk pemohon anak-anak (dibawah 17 tahun) dokumennya terdiri (1) KTP kedua orang tuanya (difotokopi dalam satu halaman kertas), (2) Kartu Keluarga, (3) Akte Kelahiran, (4) Surat Nikah Orang Tua, (5) Paspor lama bagi yang memiliki, dan (6) Surat persetujuan orang tua.

Dalam pengarahan petugas juga menegaskan bahwa (1) seluruh berkas asli harus dibawa, (2) seluruh dokumen difotokopi dalam kertas  A4 dan tidak dipotong, yang dimaksud disini misalnya fotokopi KTP harus dibiarkan dalam kertas ukuran A4 meskipun fotokopi KTP nya sesuai dengan ukuran aslinya, (3) seluruh hasil fotokopian dokumen dibiarkan dalam bentuk lembaran untuk memudahkan nantinya proses pemasukkan dokumen tersebut dalam mesin scan, (4) seluruh data dukung harus sinkron (nama, tempat, tanggal lahir, dan alamat), (5) bagi yang memiliki paspor lama tetapi hilang harus melaporkan terlebih dahulu ke kantor kepolisian terdekat, dan (6) disamping datang langsung, permohonan juga dapat diajukan secara online melalui http://www.imigrasi.go.id.

Tepat pukul 08.00 pintu pelayanan dibuka.  Di kiri kanan pintu berdiri petugas memeriksa berkas yang kita bawa. Sesuai pengarahan tadi konsentrasi petugas adalah kelengkapan dokumen asli dan kesesuaian data dukung, misalnya nama di KTP harus persis sama dengan nama di Kartu Keluarga. Sangat perlu dicatat dan diperhatikan buat kita untuk memeriksa kembali kelengkapan dokumen yang disyaratkan baik asli maupun fotokopi sebelum berangkat ke kantor imigrasi. Karena satu berkas tidak lengkap maka akan tertolak oleh petugas di pintu masuk ini. Artinya perjuangan kita datang dari subuh menjadi sia-sia untuk hari itu.

Lolos dari cek berkas di pintu masuk kita sudah ditunggu petugas berikutnya di dalam. Disini kita diberikan map yang berisikan nomor antrian dan formulir isian. Saya mendapatkan nomor antrian 35. Saya kemudian mengisi formulir yang disediakan tersebut. Dari formulir tersebut saya baru tahu bahwa sekarang ini tidak ada lagi istilah perpanjangan paspor, yang ada adalah “penggantian paspor” entah itu karena rusak/hilang atau habis masa berlaku. Pengisiannya tidak terlalu rumit karena petunjuk sudah tercantum jelas, hanya saja bagi yang lupa data mengenai orang tua (umumnya yang sering lupa adalah tanggal lahir dan tempat lahir orang tua) ada baiknya disiapkan atau diingat ingat sebelumnya karena data tersebut merupakan salah satu data yang harus diisi pada formulir. Selesai mengisi dan memasukkan seluruh fotokopi berkas yang dipersyaratkan dalam map yang tersedia, kita tinggal duduk menunggu nomor antrian dipanggil.

Sampai disini saya merasakan prosesnya berjalan lancar. Ruang tunggu yang dilengkapi AC dan monitor informasi nomor antrian yang terpampang di depan kita juga cukup membuat nyaman. Ruangan petugas juga dibuat transparan (dari kaca) sehingga kita bisa mengetahui bagaimana proses yang terjadi di dalam. Ada empat meja pelayanan yang tersedia di ruangan tersebut, berikut meja untuk foto. Perputaran pemanggilan pemohon juga berjalan normal.

Sekitar pukul 09.45 WIB nomor antrian saya dipanggil. Saya membayangkan pengalaman dulu dimana petugas yang mewawancarai terkesan kaku. Namun kesan tersebut untuk pengalaman kali ini tidak terlihat, petugasnya cukup komunikatif. Pertanyaan yang diajukan pun standar, sesekali diselingi pertanyaan guyonan yang membuat suasana jadi akrab. Begitu tiba giliran scan berkas ada sedikit masalah, akte kelahiran saya tidak terbaca karena ada huruf yang ditebalkan pada nama saya. Untungnya saya membawa dokumen lain berupa ijazah jadi proses bisa dilanjutkan. Setelah semua data dikroscek dan benar adanya proses wawancara yang berlangsung sekitar sepuluh sampai lima belas menit tersebut selesai. Saya dipersilahkan menunggu di dalam ruangan itu juga untuk giliran foto.

Lima menit kemudian nama saya dipanggil. Saya menuju meja tempat foto. Berkas kita sekali lagi dicocokkan dan secara cepat, lalu proses foto untuk paspor pun dilakukan. Begitu selesai kita menunggu sebentar untuk melakukan proses pembayaran. Pembayaran ini bisa dilakukan langsung ditempat (tempat foto) dengan kartu debit, kecuali kartu BCA (saya tidak tahu mengapa kartu debit BCA tidak bisa) atau bisa juga dilakukan melalui setoran tunai di Bank BNI manapun (hanya di Bank BNI). Sayangnya, setelah ditunggu beberapa saat output data saya tidak terkoneksi dengan mesin pembayaran. Menurut petugas hal ini disebabkan beberapa data atau berkas dari pengurusan paspor saya yang lama tidak terbaca. Terus terang saya tidak mengerti apa yang dimaksud, namun saya biarkan saja. Sebagai solusinya saya harus membayar tunai melalui Bank BNI dimanapun. Saya pun dibekali lembar untuk pembayaran ke bank. Sampai disini proses perpanjangan paspor yang saya lakukan sudah selesai. Saya melirik jam, pukul 10.30 WIB, wow…. cepat juga ternyata. Prediksi say atadi bisa sampai satu hari, tapi ternyata belum setengah hari saja sudah selesai. Sebelum beranjak saya menanyakan bagaimana proses selanjutnya. Petugas menyampaikan bahwa paspor akan selesai dan bisa diambil setelah tiga hari (kerja) mulai jam satu siang. Saya mengurus hari Jumat, artinya Rabu pada minggu selanjutnya paspor saya sudah jadi.

Saya keluar ruangan dan menanyakan ke petugas jaga lokasi Bank BNI terdekat. Pembayaran ini tidak mesti dilakukan hari itu juga, yang penting ketika akan mengambil paspor bukti pembayaran tersebut sudah kita pegang. Berhubung di dekat kantor imigrasi tersebut ada Bank BNI, saya memutuskan untuk melakukan proses pembayaran. Pada lembaran bukti untuk pembayaran tadi sudah tertera angka nominal rupiah yang harus kita setor, sesuai dengan jenis paspor yang kita ambil. Adapun tarif resmi paspor ini adalah (1) Paspor baru 48 halaman Rp 355ribu, (2) Paspor baru 24 halaman Rp 155ribu, (3) Paspor elektronik Rp 655ribu, (4) Paspor penggantian 48 halaman rusak/hilang/habis masa berlaku Rp 355ribu, (5) Paspor penggantian 24 halaman rusak/hilang/habis masa berlaku Rp 155ribu, (6) E-paspor penggantian 48 halaman rusak/masih berlaku Rp 1,2 juta, dan (7) Paspor penggantian 24 halaman rusak masih berlaku Rp 255 ribu. Saya memilih Paspor penggantian 48 halaman sehingga angka nominal yang tertera dan mesti disetor melalui Bank BNI adalah sebesar Rp 355 ribu. Oleh Bank BNI dikenakan biaya administrasi sebesar Rp 5 ribu, jadi total biaya untuk perpanjangan (penggantian) paspor yang saya keluarkan adalah Rp 360 ribu.

Pada waktu yang telah ditentukan saya kembali ke Kantor Imigrasi ULP Pondok Pinang, Jakarta Selatan untuk mengambil paspor. Sebenarnya tidak mesti hari itu juga kita mengambil. Pelayanan pengambilan paspor ini dibuka setiap hari Senin sd Jumat mulai Pukul 13.00 sd 15.30 WIB. Namun saya hanya sekedar ingin membuktikan ketepatan waktu yang disebutkan oleh petugas. Untuk pengambilan paspor ini syaratnya kita membawa (1) Tanda Terima permohonan, (2) Bukti pembayaran dari bank, (3) Surat kuasa bagi yang mewakili. Disebutkan juga paspor akan dibatalkan apabila tidak diambil dalam jangka waktu 1 bulan sejak tanggal diterbitkan. Tiba di kantor imigrasi saya melapor ke petugas jaga, mendapatkan nomor antrian lalu menuju tempat tunggu penggambilan. Karena tidak terlalu ramai, maka lima menit menunggu nomor antrian saya dipanggil. Kita tinggal menunjukkan bukti pembayaran dari Bank dan setelah tanda tangan paspor pun di tangan.

Saya flashback, ternyata mengurus paspor sendiri tidak serumit yang dibayangkan. Pengalaman saya tidak sampai setengah hari pengurusan paspor sudah selesai. Bagi saya itu terbilang waktu yang cepat jika dibandingkan dengan pengalaman saya waktu pertama kali mengurus paspor. Ditambah efek psikologis yang tercipta tidak serumit waktu itu. Yang saya rasakan justru terkesan nyaman. Biaya yang kita keluarkan pun terukur karena memang sudah ada tarif resminya. So… penasaran? Silahkan mencoba untuk mengurus paspor sendiri.